Assistenz
Die vielen Facetten in der Assistenz in japanischen Unternehmen
Eine Anstellung in der Assistenz in einem japanischen Unternehmen ist sehr vielseitig und attraktiv.
Schauen wir zunächst einmal auf all die Dinge, die bei einer Position in der Assistenz zumeist gleich sind. Als Assistent/innen in einem japanischen Unternehmen unterstützen Sie in erster Linie die Führungsebene wie z.B. den oder die japanische/n Geschäftsführer/in im Tagesgeschäft. Hierzu nehmen Sie eingehende Telefonate an und leiten diese ggf. weiter, Sie planen Termine und fertigen zum Teil Übersetzungen an: entweder Japanisch-Deutsch, Deutsch-Japanisch oder Japanisch-Englisch. Außerdem bereiten Sie Meetings vor und nach und sind für den Empfang und die Begrüßung von Gästen zuständig.
Des Weiteren gibt es je nach japanischem Unternehmen weitere Aufgaben, z.B. im Bereich Expat Support / HR, Buchhaltungsassistenz, Sales Assistenz bzw. Logistik, Office Management bzw. Büroassistenz, die zu den bereits genannten Tätigkeiten hinzukommen.
Zu den Aufgaben im Expat Support gehört in erster Linie die Betreuung von aus Japan entsandten Mitarbeitern. Hierzu zählen z.B. Behördengänge, die Organisation einer Wohnung oder die Anmeldung bei diversen Ämtern.
Gerade wenn der Expat Support Teil Ihrer Arbeit werden soll, sind sehr gute Japanisch Kenntnisse meist eine Voraussetzung, um die japanischen Mitarbeiter erfolgreich betreuen zu können.
Ein weiteres Aufgabenfeld, dass zu einer Position in der Assistenz gehören kann, ist die Buchhaltungsassistenz. Gemeint ist hier meist die vorbereitende Buchhaltung. Dazu kann z.B. die Kontrolle von Rechnungen oder die Verbuchung dieser in einem internen Buchungssystem zählen. Meistens wird hier keine Erfahrung in der Buchhaltung vorausgesetzt. Sollte dies Teil der Aufgaben sein, sollte man allerdings ein gutes Zahlenverständnis und eine sorgfältige und genaue Arbeitsweise als Grundvoraussetzung mitbringen.
Eine Stelle in der Vertriebsassistenz bzw. als Sales Assistant beinhaltet im Wesentlichen die Koordination der Warenlieferungen, Erstellung der Import/Export Dokumente, die Überwachung der Logisitik, die Kommunikation mit den Speditionen und den Kunden (per E-mail und Telefon).
Der letzte Bereich, der zu Aufgaben in der Assistenz in einem japanischen Unternehmen hinzukommen kann, ist das Office Management. Hierzu gehört, wie der Name schon sagt, die Organisation aller anfallenden Aufgaben im Rahmen der Büroorganisation. Das Bestellen von Büromaterial oder das Anfertigen sowie die Organisation von Dokumenten seien hier als Beispiele genannt.
Vorteile: Die Assistenz in japanischen Unternehmen ist eine Anstellung, die viele unterschiedliche Aufgabenfelder vereint. Somit ist für viel Abwechslung am Arbeitsplatz gesorgt. Außerdem sind Sie in einem internationalen, dynamischen Umfeld aktiv und können zwischen Japan und Deutschland Vermittlungsarbeit leisten. Ein Job in der Assistenz ist besonders für Berufseinsteiger eine lohnende Chance, da die meisten japanischen Unternehmen auch hier eine ausgeprägte Einarbeitungsphase gewährleisten.
Kurz und knapp zusammengefasst:
- Assistenz in japanischen Unternehmen in Deutschland
- Interkulturelle Kommunikation und Organisationstalent
- Vielfältige Aufgabenbereiche, wie z.B. Expat Support, Logistik
- On the job training
- Gute Möglichkeit auch für Berufseinsteiger z.B. der Japanologie